Wprawdzie coraz więcej dokumentów jest tworzonych w wersji cyfrowej, ale nadal wiele musi być przechowywanych w formie papierowej. Takie mogą zajmować dużo miejsca. Z tego powodu dobrze jest wiedzieć, kiedy można zniszczyć poszczególne rodzaje dokumentów.
Jak przeprowadzać proces niszczenia dokumentów?
Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie w firmie systemu klasyfikowania dokumentacji. Pozwala to między innymi ustalić, które dokumenty mogą być niszczone na bieżąco. Równocześnie można odpowiednio oznaczyć dokumentację, która musi być przechowywana w odpowiedni sposób. Dotyczy to między innymi tych dokumentów, które zawierają dane poufne klientów lub firm.
Istotna decyzja dotyczy również tego, czy proces niszczenia dokumentacji powinien być realizowany samodzielnie, czy też warto go zlecić zewnętrznym podmiotom. Często wygodniejszym rozwiązaniem będzie ta druga opcja. Wynika to między innymi z możliwości korzystania z obsługi wyspecjalizowanych firm. Takie dysponują odpowiednim sprzętem, więc niszczenie dokumentów w Toruniu może być bezpieczne i skuteczne.
Jakie dokumenty muszą być przechowywane?
Do dokumentów, które muszą być przechowywane przez określony czas, zaliczają się umowy z klientami. Z reguły taką dokumentację trzeba gromadzić przez okres, w którym realizowana jest współpraca z klientem. Innymi dokumentami, które powinny być przechowywane, są te, które dotyczą obowiązków realizowanych przez podmiot na rzecz urzędów. W przypadku takiej dokumentacji zawsze wskazany jest okres, przez który niezbędne jest posiadanie wybranej dokumentacji w firmie.
Należy brać pod uwagę to, że dłuższa działalność przedsiębiorstwa będzie skutkować tworzeniem się większej ilości dokumentacji, która musi być w odpowiedni sposób przechowywana. Dotyczy to między innymi informacji o pracownikach, gromadzonych na potrzeby prowadzenia kadr. Z tego powodu istotne jest to, aby dysponować odpowiednim miejscem do przechowywania dokumentacji. Często niezbędne będzie korzystanie z wynajmu profesjonalnie prowadzonych archiwów.
