Biblioteka procedur to specjalna platforma cyfrowa, na której przechowywane są wszelkiego rodzaju procedury, instrukcje, formularze oraz checklisty związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Wszystkie te elementy odzwierciedlają realne procesy zachodzące w firmie oraz powstają na bazie analiz przy współpracy z osobami odpowiedzialnymi za ich przebieg.
Jakie zalety niesie za sobą wdrożenie biblioteki procedur w biznesie?
Rozwiązanie jakim jest biblioteka procedur, przede wszystkim pozwala wyeliminować chaos organizacyjny w przedsiębiorstwach. Dzięki niej pracownicy po odpowiednim przeszkoleniu są w stanie o wiele skuteczniej wykonywać swoje obowiązki w sposób powtarzalny umożliwiający mierzenie efektów ich pracy. Dodatkowo wdrożenie biblioteki procedur daje również doskonałą okazję do eliminacji takich problemów jak między innymi:
- brak kontroli procesów,
- niskie limity decyzyjne,
- dublowanie pracy na stanowiskach,
- zbyt duże zużycie zasobów, nieprzekładające się na wymierne korzyści.
Firmy decydujące się na skorzystanie z bibliotek procedur zyskują wobec tego możliwość łatwiejszego wdrożenia nowych pracowników, wyższą skuteczność działania i optymalniejsze wykorzystywanie posiadanych już zasobów. Uporządkowane procesy w przedsiębiorstwie gwarantują również możliwość szybszego reagowania na dynamicznie zachodzące zmiany na rynku, zapewniając tym samym przewagę nad konkurencją.
Największe wyzwania związane z wprowadzeniem tego typu rozwiązania
Wdrożenie biblioteki procedur stanowi duże wyzwanie, ponieważ w tym przypadku pracownicy bardzo często wykazują obawę przed zmianą. Rozwiązaniem tego problemu jest zrozumienie pracowników i pokazanie, że biblioteka procedur jest wartościowym narzędziem, które będzie pomagało w codziennej pracy. Dokładnie w taki sposób swoje działania opracowała firma specjalizująca się w szybkiej optymalizacji procesów biznesowych – Nova Praxis która wdraża biblioteki procedur z zastosowaniem autorskiej metody Agile Procedure Library, opierającej się na maksymalnym uproszczeniu procedur oraz udostępnianiu ich w przyjazny dla użytkowników sposób.
Podsumowując, wdrożenie biblioteki procedur pozwala przede wszystkim uporządkować procesy zachodzące w firmie, dając tym samym szansę na szybszy rozwój i eliminując chaos.
